SURVEI PENDAHULUAN

BAB I

PENDAHULUAN

1.1.Latar Belakang

Adanya pertumbuhan dan perkembangan pada suatu perusahaan dewasa ini yang semakin membuat sulit dan frustasi untuk dipelajari. Banyak auditor sangat berharap dapat mengetahui kerumitan operasi yang diaudit pada saat audit mulai dilakukan, sebagaimana yang kemudian mereka ketahui pada saat audit telah selesai. Survey pendahuluan dapat menjadi senjata terbaik bagi auditor untuk memperoleh pemahaman, informasi, dan perspektif yang dibutuhkan untuk mendukung kesuksesan audit.

            Auditor internal harus memastikan bahwa waktu dan upaya yang dihabiskan untuk survei pendahuluan bisa produktif . survey pendahuluan yang baik akan menghasilkan program audit yang tepat, dan program audit yang tepat akan menunjang keberhasilan audit. Jadi, keberhasilan atau kegagalan audit bisa jadi sangat tergantung pada survei. Jika survey pendahuluan direncanakan dan dilaksanakan dengan  baik maka survei tersebut akan menjadi lebih dari sekedar cara untuk mendapatkan pemahaman yang efektif ; melainkan juga menjadi penentu keberhasilan audit.

1.2.Rumusan masalah

Dari latar belakang di atas, maka rumusan masalah pada makalah ini, antara lain :

1. Apa pengertian survei pendahuluan dalam audit internal ?

2. Apa saja langkah- langkah dalam survey pendahuluan ?

3. Apa tujuan, sasaran dan standar dalam survey pendahuluan ?

BAB II

PEMBAHASAN

2.1. Pengertian Survei Pendahuluan

Survei pendahuluan dalam audit internal  adalah suatu cara yang digunakan untuk dapat mengetahui kerumitan operasi yang diaudit pada saat audit mulai dilakukan, sebagaimana yang kemudian mereka ketahui pada saat audit telah selesai. Secara sederhana survey pendahuluan dapat dipahami sebagai kegiatan yang dilakukan untuk mendapatkan informasi mengenai objek tertentu tanpa melakukan verifikasi secara rinci.

2.2. Langkah Dasar Survei Pendahuluan

Survei pendahuluan dapat menjadi sarana yang baik untuk menganalisis karyawan dan system, namun bias juga menjadi sebuah pencarian yang tidak beraturan. Auditor Internal harus memastikan bahwa waktu dan upaya yang dihabiskan untuk survey pendahuluan bias produktif.  Keberhasilan  atau kegagalan audit bias jadi sangat tergantung pada survey. Auditor sebaiknya melakukan survey dengan delapan  langkah dasar;

1.      Melakukan Studi Awal

Studi awal yang dilakukan auditor mencakup penelaahan atas kertas kerja tahun sebelumnya, temuan audit, bagan organisasi dan dokumen lain yang akan membantu untuk lebih memahami subjek audit. Studi awal dilakukan dikator pusat, meskipun banyak auditor internal saat ini dapat mengakses informasi secara elektronik dari lokasi yang  jauh. Kertas kerja penugasan sebelumya dapat menunjukkan pendekatan yang dilakukan auditor lain atas penugas tersebut, meskipun pendekatan ini mingkin tidak lagi layak atau tidak diinginkan untuk di audit tahun ini.

2.      Pendokumentasian

Pendokumentasian mencakup beberapa langkah yang akan mengarah pada pertemuan awal antara auditor dengan manajer klien. Pembuatan daftar pengingat dan daftar isi awal untuk kertas kerja merupakan beberapa hal yang dilakukan saat pendokumentasian. Auditor juga membuat kuesioner yang akan digunakan dalam wawancara dan diskusi dengan manajer klien dan lainnya.

3.      Bertemu Klien

Pertemuan auditor dengan manajer klien member peluang bagi auditor untuk menjelaskan tujuan dan pendekatan audit  yang akan dilakukan. Dalam beberapa situasi, auditor justru ingn membahas keseluruhan peran audit internal dan organisasi. Dalam pembahasan dengan manajer dan supervisor, auditor menjelaskan tujuan, sasaran dan standar operasi serta resiko bawaannya. Auditor juga ingin mengenali gaya manajemen yang diterapkan.

4.      Mendapatkan Informasi melalui :

Wawancara : Wawancara yang sukses didasarkan pada penerapan saksama enam langkah penting; persiapan, penjadwalan, pembukaan, pelaksanaan, penutupan dan pencatatan.

Mengumpulkan bahan bukti : Survei pendahuluan akan berlangsung lancer dan sistematis jika auditor internal memiliki pandangan yang jelas mengenai apa yang ingin dicapai. Dalam kebanyakan audit  informasi penting dapat diklasifikasikan kedalam empat fungsi dasar manajemen;

Perencanaan, pengorganisasian, pengarahan dan control.

5.      Pengamatan

Pengamatan dalam arti umum terus dilakukan selama survey pendahuluan. Melalui pengamatan yang gigih dan Tanya jawab yang cerdas, auditor internal mampu untuk;

·         Menemukan tujuan, sasaran dan standar

·         Menilai control untuk mencapai tujuan-tujuan ini.

·         Mengevaluasi risiko

·         Menetukan control untuk meminimalkan risiko

·         Membuat penentuan risiko secara sistematik

·         Menilai gaya manajemen

6.      Penentuan Resiko

7.      Pembuatan Bagan Alir

Bagan Alir memotret suatu proses. Meskipun pembuatan bagan alir mencakup hal-hal yang berkaitan dengan ilmu pengetahuan dan seni, namun umumnya lebih bersifat seni. Pembuangan bagan alir yang formal seharusnya distandardisasi dalam departemen audit. Semua auditor harus menggunakan bentuk yang sama dan mengikuti instruksi dasar yang sama. Tidak semua bagan alir terperinci, formal atau ektensif.

8.      Pelaporan.

Selama penelaahan hasil-hasil survey dengan manajemen, pelaporan temuan positif dan negative bias jadi kondusif bagi hubungan auditor-klien.Estimasi awal untuk waktu dan kebutuhan sumber daya harus dilakukan, bersama dengan target tanggal pekerjaan lapangan dan fase pelaporan audit.

2.3. Tujuan, Sasaran, dan Standar

Selama survei pendahuluan, auditor internal harus menentukan tujuan aktivitas yang diatadi tujuan audit, yang akan ditetapkan selanjutnya, melainkan tujuan aktivitas itu sendiri. Jika tn ini tidak dipahami dengan baik, maka audit bisa kehilangan manfaatnya. Mendapatkan gambaran aktivitas yang tepat dan kesesuaian misinya dengan sasaran strategis perusahaan merupakan profesionalisme auditor internal.

Gambaran yang dimiliki auditor tidak akan dipengaruhi oleh deskripsi pernyataan tanggung jawab. Dokumen tersebut bisa jadi usang atau merupakan pernyataan yang dirancang untuk  meningkatkan status. Akibatnya auditor tidak benar-benar memahami aktivitas tersebut.

Auditor internal harus membedakan tujuan, sasaran, dan standar. Tujuan berasal dari objectum, yang secara harfiah berarti sesuatu yang dilontarkan sebelum (pikiran). Yaitu ditujukan, tujuan, atau akhir. Turunan dari istilah ini tidak memiliki makna kuantitatif.

Di sisi lain, sasaran berasal dari bahasa Prancis gaule yang berarti tonggak. Hal ini seperti tcrai dipancangkan di lapangan bermain, untuk melontarkan suatu objek di antara dua titik. Sasaran memiliki makna kuantitatif. Di bidang olahraga, tujuannya adalah memenangkan pertandingan adalah menghadapi rintangan-rintangan yang ada di sepanjang jalan menuju final.

Standar bersifat otoritatif, contoh yang diakui untuk kebenaran, kesempurnaan, kuantitas. kualitas yang jelas. Standar memberikan tingkat pencapaian, target yang telah ditetapkar atau ukuran kecukupan untuk beberapa tujuan. Standar kadang-kadang bisa memiliki  sebagai sasaran yang akan dicapai dan sebagai ukuran keberhasilan.

Tujuan lebih sulit diidentifikasikan dibandingkan sasaran atau standar. Misalnya, sebuah penn tentang fungsi dan tanggung jawab bisa menyatakan bahwa departemen utang usaha harus men-, faktur pembayaran. Jika pernyataan tersebut benar, hal itu belum cukup. Yang lebih penting bahwa faktur tersebut didukung oleh bahan bukti seperti kontrak atau pesanan pembelian dan bukan bukti penerimaan atau kualitas, melalui nota atau tanda persetujuan yang ditandatangani.

           

Auditor internal harus ingat bahwa mereka adalah staf, tidak memiliki kewenangan dan tanggung jawab untuk menetapkan tujuan, sasaran, atau standar untuk karyawan operasional. Tanpa pemahaman yang jelas dan kesepakatan tentang aspek manajerial ini, sebuah audit bisa jadi

Kecermatan profesional mencakup evaluasi standar operasi yang ada dan menentukan apakah standar tersebut dapat diterima dan dicapai. Jika standar tersebut tidak jelas, harus yang sah. Jika auditor internal diminta untuk menginterpretasikan atau memilh mereka harus mencari kesepakatan dengan klien mengenai standar yang dibutuhkan untuk mengukur kinerja operasi.

Pedoman audit menyarankan bahwa pekerjaan auditor internal harus melibatkan sasaran dan standar dan mengupayakan agar bisa diterima, daripada memaksakannya. Jika klien menyetujuinya, maka sasaran dan standar tersebut akan menjadi milik klien dan bukan milik auditor.

Jika sasaran dan standar belum ditetapkan dan tidak ada kesepakatan yang bisa merupakan kelemahan. Penetapan sasaran dan standar yang dapat diukur manajemenatau menjadi alat ukur kinerja manajemen itu sendiri merupakan dasar bagi praktik bisnis yang baik dan bagi prinsip-prinsip manajemen yang dapat diterima. Manajer memiliki tanggung jawab untuk dan standar untuk mereka sendiri serta karyawannya.

Saat melakukan survei, auditor internal akan senantiasa mengingat dengan tepat tujuan, sasara, dan standar yang seharusnya atau sedang diupayakan untuk dimiliki organisasi kilen. Auditor harus mencoba untuk menentukan apakah:

·    Pernyataan formal tentang tujuan telah disiapkan untuk organisasi ldien.

·    Tujuan tersebut sesuai dengan rencana strategis dari organisasi—suatu rancangan besar perusahaan.

·    Orang-orang yang akan dibatasi oleh tujuan, sasaran, dan standar berpartisipasi dalam penetapannya.

·    Tujuan diketahui oleh semua orang yang akan berpartisipasi dalam pencapaiannya.

·    Tujuan tersebut secara realistis mempertimbangkan sumber daya yang tersedia bagi aktivitas.

·    Tujuan tersebut menuntun aktivitas dalam menghadapi kendala dan kendali eksternal.

·    Sasaran dan standar yang ditetapkan akan memotivasi orang untuk mencapai lebih dari apa yang bisa mereka capai.

·    Laporan formal dan periodic disiapkan untuk menunjukan tingkat pencapaian tujuan dan terpenuhinya sasaran dan standar.

·    Tujuan, sasaran, dan standar secara periodik dievaluasi ulang dan didefinisikan ulang.

2.4. Kontrol-kontrol untuk Mencapai Tujuan

Jika tujuan, sasaran, dan standar telah diidentifikasi dan disepakati selama survei pendahuluan, langkah selanjutnya adalah menentukan kontrol apa, atau yang seharusnya, diterapkan untuk memastikan bahwa hasil-hasil yang diinginkan akan dicapai.

Auditor internal dihadapkan pada sejumlah kontrol potensial ketika mereka melakukan survey pendahuluan kebijakan organisasi atau agensi, prosedur, manual, instruksi-instruksi khusus, laporan daftar, registrasi formulir, pembagian tugas, sistem persetujuan, pengawasan, dan lainnya. Mencoba untuk membaca dan memahami semuanya dapat mengaburkan mata dan melelahkan otak. Mencoba menyerap literatur mengenai sejumlah kontrol sering kali membuang waktu. Jika kita membaca relevansinya dengan masalah tertentu, semua kontrol ini kelihatan tidak berkaitan dengan kenyataan.

2.5. Aspek  Manusia

Pegawai merupakan urat nadi perubahan. Kontrol yang baik tidak dengan sendirinya dapat menjamin bahwa suatu aktivitas akan dilaksanakan dengan baik kecuali terdapat sejumlah orang yang kompeten untuk melakukannya. Auditor internal berupaya obyektif dalam menyatakan pendapatnya, namun ketika melakukan survey harus mempertimbangkan orang yang terlibat dalam aktivitas. Untuk itu, survei pendahuluan harus mencakup, jika layak, penelaahan catatan dan praktik pegawai. Penelaahan tersebut bisa jadi tidak memungkinkan auditor membuat penentuan yang bisa memberikan sinyal bahaya dan memprengaruhi program audit.

2.6. Pembuatan Bagan Alir

Bagan alir memotret suatu proses. Meskipun pembuatan bagan alir mencakup hal-hal yang dengan ilmu pengetahuan dan seni, namun umumnya lebih bersifat seni. Seperti kebanyakan lain, pembuatan bagan alir memakan waktu lama. Melalui latihan, bagan alir dapat menjadi alat yang berguna bagi semua auditor. Bagan alir memberikan gambaran sistem dan merupakan sarana untuk menganalisis operasi yang kompleks, analisis yang tidak selalu bisa dicapai dengan narasi yang rinci.

Pembuatan bagan alir yang formal seharusnya distandardisasi dalam departemen audit. Semua auditor harus menggunakan bentuk yang sama dan mengikuti instruksi dasar yang sama. Biasanya akan sangat membantu bila bagan alir dikoordinasikan dengan auditor eksternal—akuntan independen­, sehingga masing-masing dapat menggunakan hasil pekerjaan satu sama lain.

2.7. Pelaporan

Survei yang dilakukan dengan baik biasanya menghasilkan sejumlah informasi yang Data yang dikumpulkan dapat mengidentifikasi hal-hal penting dan masalah-masalah yang membantu auditor memutuskan apakah pemeriksaan lanjutan diperlukan.

Jika survei memberi keyakinan adanya sistem, kontrol, pengawasan, dan manajemen yar bisa menjadi dasar keputusan tidak dilakukannya audit. Sumber daya audit biasanya kebanyakan organisasi audit internal memiliki lebih banyak proyek audit dibandingkan auditor yang akan melakukannya. Tidak masuk akal untuk menghabiskan waktu audit yang berharga hanya untuk  mengejar pengujian transaksi jika kelihatannya sistem kontrol itu sendiri akan menunjukan semua transaksi yang memiliki kelemahan material.

Pada saat yang sama, kebanyakan auditor internal merasa perlu menerbitkan laporan audit walaupun hanya survei yang dilakukan. Dengan informasi yang dikumpulkan selama survei, mungkin laporan berharga bisa disiapkan. Namun akan menjadi lebih bijak untuk secara hati-hati menguraikan lingkup audit yang terbatas, dengan berkonsentrasi pada kecukupan—bukan pada efektivitas­ control dan menunjukkan dasar keputusan untuk terus melakukan audit.

Bahkan dalam situasi program audit akan disiapkan dan pekerjaan lapangan akan dilakukan mungkin berguna untuk membuat ringkasan basil survei dan melaporkannya secara informal ke manajemen. Kadang-kadang, informasi yang mencukupi akan diperoleh selama survei untuk merekomendasikan perbaikan bahkan sebelum pengujian substantif dilakukan. Dalam kasus ini, pengamatar. internal harus dibahas dengan manajer klien sebelum program audit disiapkan. Jika m puas dengan analisis auditor dan bersedia mengambil tindakan perbaikan, hasil survei final, tergantung pada tindak lanjut normal atas tindakan perbaikan yang dilakukan.

Selama penelaahan hasil-hasil survei dengan manajemen, pelaporan temuan positif dam jadi kondusif bagi hubungan auditor-klien. Pendekatan ini mengomunikasikan apa yang internal: kerja sama yang sehat, objektif, tidak bias terhadap penilaian operasi.

Jika hasil-hasil survei kemudian membutuhkan audit, ringkasan audit seharusnya men langkah audit yang disarankan dan rasional bagi mereka. Auditor juga harus mengiden tifikasi aktivitas yang tidak akan diaudit dan menjelaskan alasannya. Estimasi awal untuk waktu dan kebutuhan sumber daya harus dilakukan, bersama dengan target tanggal pekerjaan lapangan dan audit.

2.8. Membuat Anggaran Survei

Memperkirakan waktu yang dibutuhkan auditor merupakan faktor kunci dalam survei pendahuluan. Waktu yang akan dialokasikan akan tergantung pada sejumlah factor. Tujuan survei adalah agar lebih mengenal. Makin kenal auditor dengan aktivitas yang ada, maka makin sedikit waktu yang dibutuhkan  untuk melakukan survei. Juga, jika audit bersifat rotasional dan kertas kerja  sebelumnya memberikan gambaran yang jelas tentang tujuan, sasaran, standar, dan kontrol operasi, bersama dengan bagan alir, bagan organisasi, dan dokumen-dokumen lainnya, yang dibutuhkan untuk memperbarui informasi tersebut.

Perubahan-perubahan signifikan dalam tujuan, prosedur, sistem operasi, otomatisasi, organisasi, manajemen dan pegawai  juga akan memengaruhi waktu yang diperlukan untuk mengenal dan mengidentifikasi masalah. Orang akan lebih nyaman dengan rutinitas; perubahan signifikan akan membuat mereka kecewa karena perubahan selalu menghadirkan risiko.

Semua faktor harus dipertimbangkan dalam membuat anggaran survei. Tetapi bahkan jika auditor - iami aktivitas, mereka harus selalu waspada akan dua faktor yang dapat berubah, yaitu orang dan perilaku mereka. Tidak ada jaminan bahwa baik orang ataupun tingkah laku mereka akan tetap sama dari ke tahun. Jadi pemahaman bisa saja hanya ilusi.

Tidak ada alasan untuk menggali verifikasi pekerjaan setiap operasi tanpa survei pendahuluan, bahkan jika hanya menanyakan perubahan apa yang telah terjadi sejak audit terakhir. Tidak ada standar untuk anggaran survey pendahuluan. Berdasarkan survei informasi dari praktisi, estimasi yang wajar mungkin 10 persen hingga 20 persen dari  total anggaran untuk proyek audit.

BAB III

SIMPULAN

3.1. Simpulan

Survei pendahuluan dapat menjadi sarana yang baik untuk menganalisis karyawan dan system, namun bias juga menjadi sebuah pencarian yang tidak beraturan. Auditor Internal harus memastikan bahwa waktu dan upaya yang dihabiskan untuk survey pendahuluan bias produktif.  Keberhasilan  atau kegagalan audit bias jadi sangat tergantung pada survey. Auditor sebaiknya melakukan survey dengan delapan  langkah dasar;

-          Melakukan Studi Awal

-          Pendokumentasian

-          Bertemu Klien

-          Mendapatkan Informasi melalui Wawancara dan Mengumpulkan bahan bukti

-          Pengamatan

-          Penentuan Resiko

-          Pembuatan Bagan Alir

-          Pelaporan.